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搞定(1):無壓工作的藝術

搞定(1):無壓工作的藝術

出版社：中信出版社出版時間：2010-06-01
開本： 大32開 頁數： 282
讀者評分：1分1條評論
本類榜單：成功/勵志銷量榜
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搞定(1):無壓工作的藝術 版權信息

搞定(1):無壓工作的藝術 內容簡介

本孖講述在今天這個信息量和工作量倍增的世界，一些老的工作方法已經失去了效用。每一個職場中人或多或少都有這樣的體驗：壓力重重；太多事情都理不清頭緒；似乎永遠被各種任務和目標追趕著……時間管理大師戴維•艾倫將指導你走出規劃和執行工作中的泥沼，通向高效、輕松的彼岸。要想讓事情井井有條，關鍵便是——從容、放松。
從《搞定1:無壓工作的藝術》中我們可以學到：
•運用“執行、指派、延遲和放棄”原則來清空你爆滿的工作籃。
•實現對郵件、書面材料以及所有檔案的完美管理。
•合理規劃和細分任務，讓工作走上良性、高效運行的道路。
•當環境和形勢變化時，及時地重新評估目標和工作重點。
•克服慌亂、緊張和易受打擊的情緒。
•對你尚未涉及的事情和領域勿要操之過急，平心靜氣。
源于《搞定1:無壓工作的藝術》英文書名getting things done 的gtd系統，現已成為全球數千萬人在學習、使用的管理個人事務的*佳工具，它正在幫助現代社會中的繁忙人士從容地管理、安排各種事務。

搞定(1):無壓工作的藝術 目錄

前言
**部分 通向從容之道？
第1章 新情況，新做法？
第2章 掌控生活：橫向管理工作流程的5個階段
第3章 控制項目：縱向管理項目計劃的5個階段
第二部分 遠離壓力，提高效率
第4章 準備工作：確定時間、空間和工具
第5章 收集階段：歸攏材料
第6章 處理階段：清空工作籃
第7章 組織整理：建立好清單
第8章 檢查回顧：保障系統的有效運行
第9章 執行階段：選擇*合適的行動
第10章 學會控制項目
第三部分 三個關鍵原則
第11章 原則一：養成收集的習慣
第12章 原則二：確定“下一步行動”
第13章 原則三：學會關注結果
結語
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搞定(1):無壓工作的藝術 節選

《搞定1:無壓工作的藝術》講述在今天這個信息量和工作量倍增的世界，一些老的工作方法已經失去了效用。每一個職場中人或多或少都有這樣的體驗：壓力重重；太多事情都理不清頭緒；似乎永遠被各種任務和目標追趕著……時間管理大師戴維?艾倫將指導你走出規劃和執行工作中的泥沼，通向高效、輕松的彼岸。要想讓事情井井有條，關鍵便是——從容、放松。從《搞定1:無壓工作的藝術》中我們可以學到： ?運用“執行、指派、延遲和放棄”原則來清空你爆滿的工作籃。 ?實現對郵件、書面材料以及所有檔案的完美管理。 ?合理規劃和細分任務，讓工作走上良性、高效運行的道路。 ?當環境和形勢變化時，及時地重新評估目標和工作重點。 ?克服慌亂、緊張和易受打擊的情緒。 ?對你尚未涉及的事情和領域勿要操之過急，平心靜氣。源于《搞定1:無壓工作的藝術》英文書名Getting Things Done 的GTD系統，現已成為全球數千萬人在學習、使用的管理個人事務的*佳工具，它正在幫助現代社會中的繁忙人士從容地管理、安排各種事務。 《搞定1:無壓工作的藝術》讀者對象：各個層次、年齡段的工作者；大中專院校學生；時間管理領域的培訓者和研究者；對時間管理有實際需求的讀者。

搞定(1):無壓工作的藝術 相關資料

第1章新情況，新做法你是否渴望過這樣一種狀態：自己雖然整日事務纏身，卻仍然能夠頭腦清醒、輕松自如地控制和處理一切。我可以很負責任地告訴你：這是有可能實現的。極高的效率，卓著的效果，這是在生活和工作中人人渴望的美妙境界。同時，這也是那些經驗豐富的專業人士獲取成功所必須掌握的方法。而這個方法所涉及的各種技能，是大部分人早已學會的，你要做的就是在適當的時間完整地、系統地運用這些技能，從而輕松面對繁忙的工作和生活。盡管本書所描述的方法和技巧都是常識性的，而且具有廣泛的實用性，但大多數讀者還是需要對一些已經養成的工作習慣作出調整，然后才能實施本書中的這個系統。不要小看這些微小的調整，它們能夠顯著改善你處理日常工作中關鍵問題的方式。我的很多客戶都感受到了這種變化，并認為這是影響深遠的、根本性的改變。本書中的這套方法，完全基于兩個主要目的：（1）收集所有需要處理的事情（現在的、以后的、某一時間的；大的、小的、不大不小的），把它們統統置入一個脫離大腦意識的、條理分明的、可靠的系統中。（2）訓練自己在獲取任何“輸入信息”（也就是接手任何任務）的前期就進行分析和決策，以確保在任何時候，都擁有一套可以執行或重新協調的“下一步行動”計劃。本書提供了一套經過實踐驗證的、高效的工作流程管理方法。為推動這套方法的實施，還列舉了一些實用的工具、技巧及竅門。你將發現，這些原理和方法無論是在你的個人生活中，還是在你的職業生涯里都具有廣泛的適用性，并且可以立即見效。①你可以像很多人一樣：把我所描述的這種高效模式融入你的工作以及日常生活中去，讓它成為你的習慣、成為你的生活方式，甚至成為你人生的一部分。當然，你也可以仿效另一些人的做法：在你覺得需要的時候，才把這套方法拿出來使用，以使自己重新獲得對生活和工作的掌控。問題：增長的需求，匱乏的資源這些日子以來，幾乎我遇到的每個人都在抱怨自己要處理的事情過于繁多，根本沒有足夠的時間來一一完成。就在前一周授課時，我就遇到兩個有類似困惑的人。其中一位在一家大型全球投資公司任職，他承擔著公司的管理工作，總是擔心自己所承擔的新職責會影響他的家庭生活。另一位是中層的人力資源經理，她計劃在一年的時間內，把公司在該地區辦事處的人員從1 100人擴增到2 000人。她每天都瘋狂工作，單是電子郵件，就要處理150多封。因為只有這樣，她才能在周末的時候享受正常的社交生活。新千年伊始，就出現了這樣一個自相矛盾的現象：人們的生活質量得到了顯著提高，但與此同時又承擔著自己力所不能及的工作，結果導致他們承受了越來越大的壓力。這就是俗語所說的眼大肚子小，貪多嚼不爛，而絕大多數人都對怎樣改善這種局面感到茫然無措。工作不再有清楚的界線我們感到身上的壓力與日俱增，一個主要原因在于：工作的性質發生了巨大的變化，即使參加了各種培訓，我們仍舊難以跟上變化。僅僅在20世紀的后50年中，在這個工業化的世界里，工作的性質已經由流水線裝配、制造，以及搬運一類的活動，轉變為彼得?德魯克所定義的那種“知識工作”了。以前，工作的內容是非常明確的。人們耕田種地，制造機器，裝箱搬運，擠牛奶，并使用各種小工具。你知道哪些工作是需要你完成的—你可以親眼看到它。你也可以很清楚地判斷一項工作是否已經完成。現在，大多數人接手的大部分工作卻都沒有明確的界定。我所認識的大多數人，他們手頭上都至少堆積著半打的事情需要立刻處理。即使他們搭上所有的時間苦苦努力，也不可能把一切都做到盡善盡美。很可能你也正面對著類似的困境：這次會議討論是否透徹？這個培訓計劃是否會有效？主管人員的薪酬結構是否合理？正在起草的文章是否能鼓舞人心？即將召開的員工會議能否起到鼓舞士氣的作用？公司的重組計劃是否行之有效？此外，還有一個值得注意的問題：要想更加出色地完成任務，我們都知道相關資料越多越好，那么現在你能夠搜尋到多少相關資料呢？回答是：無窮無盡！日益發達的互聯網為我們提供了豐富的信息資源，取之不盡、用之不竭。另一方面，工作缺乏明確的界定導致每個人的工作量加大。今天，許多機構的運作都需要各部門之間互相交流、彼此合作。企業中各部門之間的壁壘正在削弱，任何部門都需要查看其他平級部門（市場部、人力資源部或某個專門的委員會）發來的電子郵件，即使是抄送的也不能放過。工作職責在不斷地變化一般情況下，我們工作中所出現的參差不齊、變化萬千的枝節問題，對任何人來說都是一個不小的挑戰。現在，在這個基礎上還要添加另一項挑戰：工作職責的定義在不斷變化。我經常在研討會上提問：“你們當中，有誰從事的工作就是招聘你的時候要你做的事情？”很少有人舉手。由于工作職責很可能既無明確的限制，又無特定的形式，因此，只有長時間從事某一任務明確的工作，你才有可能弄明白自己到底需要做什么、做多少、做到什么程度，才可以使自己的頭腦保持清醒。但是，很少有人能有這樣的好運，這主要有以下兩個原因：1.我們所工作的機構似乎處于一種永恒的變化之中，奮斗目標、產品、用戶、市場、技術，以及所有者都在不斷地更新變化，這必然導致各種現存的結構、模式、角色和責任的重組和調整。2.與從前相比，當今一般的專業人士具有更強的獨立性和自由度。他們變換職業就如同父母換工作崗位一樣頻繁，甚至連40多歲和50多歲的人也信奉時代在不斷發展的信條。他們希望更全面地融入主流社會中去，投身于“包羅萬象的發展大潮之中，無論是在專業方面、管理方面還是行政方面”。簡言之，人們不會長期從事任何單一職業。現在很少有人非常清楚工作內容到底是什么，也不知道到底需要多大的投入才能把它做好。我們從外部世界獲取了大量信息，同時，在我們的內心世界形成了同樣巨大數量的觀點以及與別人或自己達成的協議。然而，我們自身還沒有具備相應的能力來承擔如此龐大數量的事務。舊的模式和習慣已顯得力不從心無論是我們所接受的標準教育、傳統的時間管理模型，還是當今那些充斥市場、隨手可得的管理輔助工具，如個人記事本、Microsoft Outlook軟件或者個人掌上電腦（PDA），都無法全面地幫助我們應對我們所面對的各種新要求。如果你已經試過使用上述任何一種處理方法或者工具，恐怕你已經發現，它們都無法滿足工作中不斷產生和轉換的各種復雜要求。要期望在這個波濤洶涌的時代獲得輕松、良好的自我控制，人們需要全新的思維方式和工作模式。我們迫切需要挖掘出一些新方法、新技術和新工作模式，以使我們永遠立于不敗之地。傳統的時間管理法和個人管理法在過去的時代大顯身手，所以當勞動大軍從工業化裝配流水線中抽身出來，涌入一種全新的工作模式時，這些傳統的方法為我們提供了極為有益的參考，這包括對行動對象和時機的判斷。而當“時間”自身也轉化為一種工作要素時，個人日程表隨之成為一種關鍵性的工作管理工具。（20世紀80年代，許多專業人士就已經把袖珍日程表視為工作條理化的主要手段。時至今日，仍有許多人把自己的日程表奉為重要的管理工具。）有了自由支配的時間，選擇做什么事的要求也接踵而來。“1、2、3”優先順序代碼和每日開列的任務清單，就是人們在過去的實踐中逐漸發展起來的重要選擇手段。如果你擁有作出選擇的自由，你就需要考慮到哪些是需要優先解決的事情。你可能已經認識到，盡管日程表的作用不容忽視，但是實際上，它也只是有效地管理了你所從事的大量事務中的一小部分內容（至少在某種程度上如此）。而且，已為人們所證實的是，每天的任務清單和那些簡化的優先順序代碼，遠遠不足以應對一個普通職業人士所遭遇到的數目巨大、紛繁復雜的日常事務。越來越多的人每天要處理幾十封甚至幾百封電子郵件，他們不能忽略掉任何一個邀請、投訴或訂單。幾乎沒有人能夠把所有的事務按照“1、2、3”的順序排出先后，也沒有人敢在接到老板的電話或指令后，不立即改變自己事先確定的工作日程。“大局”與事務的本質另一方面，大量的商業書籍、模型、研討會和專家權威們，都極力推崇把“著眼大局”作為一種處理復雜問題的思路。認清主要目標和價值觀，為我們的工作賦予了先后次序、意義和方向。然而，在實踐中，運用價值觀思維方式這一良好的初衷卻經常達不到預期的效果。我經常看到，出于下面三個原因，這些努力往往都付諸東流了：1. 在處理每天、每小時的事務時，有很多干擾因素分散了我們的注意力，以致我們無法集中足夠的精力關注更重要的問題。2. 由于個人管理系統方面存在欠缺引發了一種下意識的抵觸情緒，所以在面對那些棘手的重要項目和目標時，這種情緒就會阻止具體行動的實施。而這種結果又會導致更加嚴重的干擾作用，并進一步強化了壓力。3. 一旦提出了更高一級的要求和價值觀，我們原有的標準和視點也將隨之提升，這會讓我們認識到有更多的事務尚待完成。這通常只會在我們的肩上再加上一把稻草，讓我們不堪重負、愁眉不展。沒錯，價值觀的審視會讓我們在清單上堆積更多的任務。誠然，集中精力來關注主要目標和價值觀的重要性毋庸置疑。但這并不意味著會使我們要做的工作就減輕了，或者使遇到的困難和挑戰大大地減少了。恰恰相反，只是牌局中的賭注提高了，但還必須一如既往地玩下去。例如，對一位人力資源部的經理來說，僅僅決定提高工作生活的質量來吸引并留住人才，并不能使自己的工作得到簡化。長期以來，在“知識工作”的新文化中存在著一種缺陷：缺少一套連貫一致，并能夠在實實在在的工作中產生出卓越功效的系統和工具。它必須能夠從大局著眼，從小處入手，并且使二者有機地融合在一起。它必須能夠管理多個層面；必須能夠堅持不懈地對每天衍生的眾多新生事物保持控制；必須易于維護，能節省更多的時間和精力；必須化繁為簡。承諾：武術家的“一切就緒的狀態”讓我們反省一下，如果你在任何情況下、任何時間內都能夠隨心所欲地控制自己的一切事務，情況會是怎么樣呢？如果你能夠100%地把精力投入到自己選擇的工作中而不受任何外界的干擾，情形又會是怎么樣呢？這是有可能實現的。有一種方法可以讓你緊緊抓住遍及生活各個角落的所有的事情，同時保持放松，花費最少的氣力完成一切有意義的工作。它使你在這個錯綜復雜的世界里，能夠體驗到武術家們所說的“心如止水”的境界，優秀的運動員則稱之為“忘我境界”。事實上，你很有可能已經體會到這種美妙的感覺了。在這種工作狀態下，你頭腦清醒，積極的想法層出不窮。每個人都可能進入這種狀態。要想積極有效地應對21世紀復雜多樣的生活，人們就都需要這種狀態，并且需求程度日益增強。對于那些高效率的專業人士來說，如果他們希望保持工作中的平衡和積極穩定的成果，那么，這種狀態必將成為一種不可或缺的條件。世界級的劃船運動員克雷格?蘭伯特（Craig Lambert）曾在《碧波上的心境》（Mind Over Water）一書中這樣描述這種感受：劃船運動員們用這樣一個詞語來描述這種無摩擦的狀態：蕩秋千（swing）。這使我們回想起在后院蕩秋千時的那種愜意和歡娛—一種簡單的循環往復的運動，完全憑借來自秋千自身的沖力。秋千承載我們，我們絲毫不需要用力。我們蕩起雙腿，促使秋千在空中劃過的弧度越來越高，但是，這主要是地球引力的功勞。與其說我們蕩秋千，還不如說我們被蕩了起來。船推動著你前行，是船身渴望著快速地向前，在它的航線上，在它的自然狀態中，只有速度在吟唱著。我們的任務僅僅是與船身并肩作戰，拼命地揮槳加快速度，避免拖其后腿，而過于用力又會阻礙船速。如果努力變成了為努力而努力，那么結果就會適得其反，這種努力反而會在過程中又化解了其自身。形形色色一心往上爬的人拼命地想擠進貴族階層，然而，他們挖空心思卻只能證明自己并不身屬此類。貴族們并不需要努力，他們早已經達到了這種境界。蕩秋千就是這樣一種“進入狀態”的境界。“心如止水”的比喻空手道中用“心如止水”來形容一切就緒的狀態。想象把一粒石子投入沉寂無聲的池塘中，池塘中的水會有何反應呢？答案是：依照所投入物體的質量和力度作出相應的反應，然后又歸于平靜。池水既不會反應過激，也不會置之不理。空手道中的擊拳動作，其力量來自速度，而不是肌肉，即揮拳最后階段急劇的“爆發”。這就是為什么瘦小柔弱的人，也能夠學會用雙手劈開木板和磚塊了。這并不是靠皮糙肉厚或者憑借蠻力，而是靈活地運用一種能夠附和著高速度而產生聚集沖力的能力。但是如果肌肉緊張，動作就會慢下來。因此，在高級階段的武功訓練中，對平衡和放松狀態的教學并不亞于對其他方面的要求。掃除雜念和靈活柔韌是關鍵所在。任何造成你反應過度或反應不足的事情都可能反過來控制你，事情往往如此。不能處理好自己的電子郵件、項目、未讀的雜志、下一步行動的思考、與孩子或者老板的關系，都可能導致比預期差得多的結果。很多人對于一些事情，要么給予過分的關注，要么不屑一顧，這僅僅是因為他們無法做到“心如止水”般地行事。你能在需要時進入自己的“高效狀態”嗎？回想一下上一次你感覺工作高效時的情形。很可能你當時感覺自己完全能夠控制一切，絲毫沒有緊張的感覺。你全身心投入到工作中去，時間的概念似乎消失了（怎么已經到了午餐的時間？），而且你還明顯感受到了工作上取得的進展。你還希望再次體驗這樣的感覺嗎？如果你早已遠遠地脫離了那種理想狀態，并感受到自己漸漸地失去了控制、壓力重重、痛苦不堪，你是否能再一次回歸到那種狀態呢？這就是本書的宗旨，它將告訴你如何才能回歸“心如止水”的境界，幫助你把全部的才智發揮得淋漓盡致，因此，本書將對你的生活具有重大的指導意義。原則：有效地處理內心的承諾在20余載的培訓工作中，我發現了一個極為普遍的情況，即由于人們對自己作出的承諾或者承擔的義務管理不當，導致了他們承受著重重壓力的折磨。所以，學會對那些承諾的事情加以控制，可以有效地緩解壓力。即使那些并沒有明顯體驗到壓力的人，如果他們學會了如何更加有效地對生活中“懸而未決的問題”加以控制，那么在放松自我、集中精力、提高效率方面也會呈現出明顯的改善。恐怕你已經與自己達成了許多項協議（這一點也許你根本沒有意識到）。而每一項協議，無論大小，都時時刻刻地被你自身中的無意識緊密地追隨著。這些就是“未完成的事情”或者“懸而未決的問題”。它們可能是“根除世界上的饑餓問題”這樣的重大事務，也可能是“雇用一個新助手”之類的一般性事件，或“更換鉛筆刀”一類的瑣碎小事。現在，你內心很有可能已經承擔了比你自己所意識到的還多得多的工作。想想看，有多少微乎其微的事情你必須去改變和完成。比如，你需要以某種方式回復電子郵箱、語音信箱以及工作中的新信息；你知道有無數的工程項目將會被劃分到你的責任范圍內；你還需要確定某些目標和方向，經營自己的事業，在總體上平衡自己的生活。你的內心對工作和生活中所有“懸而未決的問題”都承擔了一定的責任。為了能夠高效地應對這一問題，首先，你必須明確并收集所有那些“經常喚醒你模糊記憶”的事情，然后著手計劃如何逐一解決。這看起來似乎極為簡單，但在實際操作中，大多數人都難以始終如一地堅持下去。管理承諾時的基本要求如果希望出色地管理好所有的工作，那么，你需要做到下面幾點：首先，如果這件事總占據著你的頭腦，你的思維就會受阻。任何一件你認為沒有完成的事情，都必須置于一個客觀可靠的體系中，或者是我稱之為“工作籃”的工具之中—必須經常回訪并且清理它。第二，你必須明白你的工作到底是什么。你還必須作出判斷：需要采取什么行動來推動工作的進程。第三，一旦決定了需要采取的行動方案，你必須在某一個你會經常查閱的體系中安排組織好這些行動的提示信息。檢驗這種模式的一個重要訓練我建議你拿筆記下來目前盤踞在你大腦中的那些最重要的工作或狀況。哪一件事最讓你心煩意亂？哪一種情況最容易分散你的注意力？哪一個問題令你興趣濃厚？或者哪一種局面以哪種方式消耗了你大量的精力？也許，正是某一件“擺在你面前的”工作或者狀況必須要處理，而且越早處理越好。也許，你馬上就要背上行囊外出度假。出發之前，你還有幾個重大決策要敲定。或許你剛剛繼承了一筆600萬美元的遺產，而你不知道該如何處置這筆資產等。明白了嗎？好，請用簡單的一句話來描述一下，你希望得到的理想結果是什么。換句話說，事情怎樣才算得上是“完成”了呢？這可能非常簡單，就像“去夏威夷度假”、“處理有關客戶X的事情”、“與蘇珊協調大學里的情況”、“弄清新的分區管理結構”或者“實施新的投資策略”。你現在都清楚了嗎？好極了。現在，請寫下為了推動事情的進展，你下一步的具體行動是什么？假設你手頭沒有其他事情，只有這一件事情需要立即完成。那么你打算去哪里？采取什么行動步驟？你會不會打一個電話？會不會走到計算機前寫一封電子郵件？會不會坐下來，取出紙和筆，心血來潮地寫上幾筆呢？有沒有可能與你的配偶、秘書、律師或你的老板面對面地談上一會兒呢？還是會去五金商店買一些釘子呢？你找到答案了嗎？好極了。你能從這短短2分鐘的思考中挖掘出什么有價值的東西嗎？如果你同那些在參加研討會時完成了這個訓練的大多數人一樣，那么，你就會體驗到，至少你的控制力增加了一點點，精神放松了一些，注意力更集中了。此外，對于某些長久以來一團亂麻的局面，你似乎也有了動手解決它的沖動。設想一下，在生活和工作中，這種驅動力放大1 000倍時將會是怎樣一番景象。如果這個小小的試驗能夠對你產生一些積極影響，請你想一想：究竟是什么發生了變化？根據你的經驗，是什么促使局面得到了改觀？形勢本身并不會向前發展，至少在這個物質世界中這一點是千真萬確的。有所改變的只是你更加明確地了解到你所期盼的結果，并確定了下一步需要采取的行動方案。然而，是什么創造了這一切呢？回答是：思考。你并不需要進行很多思考，僅僅需要幾分鐘，就能夠把你所承擔的責任和需要的資源凝聚到一起了。“知識工作”的本質“知識工作”的真實本質和操作原則是：你對工作投入的思考，應該比你現在實際付出的多，但是比你所預想的要少。就像彼得?德魯克所描寫的那樣：“在知識工作中，任務沒有被指定，它需要由工作者確定。‘這項工作的預期成果是什么？’這是一個有助于提高知識工作者工作效率的關鍵性問題，這個問題可能會導致一些極具風險性的決定。通常，沒有正確的答案，只有不同的選擇。想要獲取高收益，一定要明確地認定預期結果。”要弄清人們工作生活中涌現出的各種事務的真實面目，要決定為此需要采取的種種行動，都將消耗人們大量的精力。因此，許多人對此產生了抵觸情緒。實際上，我們從來沒有學過在行動之前要進行周密的思考；大部分的日常活動也都以待處理事宜的形式（比如工作中未處理的公文，或者家里要洗的衣服等等）展現在我們面前。所以大多數人認為，根本沒必要先花些精力屏氣凝神地思考一下，進而去明確預期的結果。然而事實上，思考結果是促使希望轉化為現實的最為有效的手段之一。為什么有些事情總是縈繞在你的心頭在通常情況下，你對一些事情總是念念不忘，這是因為你希望它們的狀況能有所改善，另外：? 你還沒有明確地認定它們的預期結果是什么。? 你還沒有確定你下一步的具體行動到底是什么。? 你還沒有把預期結果和即將采取行動的提示信息存入你所依賴的系統中去。這就是為什么你忘不掉這些事情的原因了。直到你澄清了所有問題，作出一切必要的決定，并把預期結果保存到那個系統中去（同時心里十分清楚，需要時你能隨時調用查詢這個系統），你的大腦才會放松下來。你可以騙過別人，但是你卻無法愚弄自己的大腦。它能夠明察秋毫：你是否已經作出了必要的決定，是否已把預期的結果和行動的提示信息寄存于一個安全可靠的地方，以便這些信息能夠在恰當的時候提醒你執行行動。如果你沒有做好這些工作，那么，你的大腦就一分鐘也不會停止運轉。通常情況下，當你對某件事還沒有依照上述的處理方法處理時，你的某根神經仍然會持續不斷地對你施加壓力，這只會增加你的精神負擔。你的大腦并不總是那么管用有趣的是，你的大腦中至少有一部分是相當愚蠢的。如果它夠聰明的話，它就應該只在你需要處理某件事的時候才提醒你。你有沒有一把電池耗光了的手電筒？而你的大腦一般是什么時候，才提醒你該買電池了呢？你又是什么時候，才發現電池沒電了呢？這不能算是反應靈敏的表現吧。如果你的大腦天資聰穎，它就應該僅當你在商店里看到電池時才給你提醒，而且能一并告知你相應的電池型號。從你今天早晨醒來到現在，你是否想到任何需要處理但還未動手解決的事情呢？你是不是不止一次地想到了它們呢？為什么？不斷地考慮那些毫無進展的事情純粹是浪費時間和精力，而且這往往只會使你更加焦慮不安。似乎許多人的腦子里總在接連不斷地放電影，特別是當我們一談到有許多事要處理時，這一現象更加嚴重。人們把許許多多懸而未決的問題委托給大腦來處理，但你的大腦卻無法有效處理它們。“材料”的轉化我是這樣定義“材料”（Stuff）的：任何進入你的精神或現實世界中但尚未找到歸屬的事情，所有你尚未確定預期結果和下一步具體行動的事情。對很多人來說，他們的組織整理系統沒有發揮應有的功效，原因在于沒有首先完成對“材料”的轉化。只要它們還保持著“材料”的身份，人們便無法加以控制。多年以來，我所見過的絕大部分任務清單純粹都是一些列舉“材料”的單子，而不是必須完成的實際工作的清單。它們僅僅代表著許多尚未解決的事務中的某一部分的提示信息，而這些事務也仍未轉化為預期結果和行動方案，即真正意義上的工作提綱和工作細節。“材料”的存在本質上并不是一件壞事。就其本質而言，如果某些事情吸引了我們的注意力，那么，它們往往以“材料”的形式表現出來。但是，一旦“材料”進入到我們的生活和工作中，便需要被定義和解釋。作為知識工作者，這是我們的責任。如果“材料”已經完成了轉化過程，并且明白無誤，那么剩下的工作就不需要再耗費我們的腦力了，付出單純的體力勞動就可以了。在一次研討會臨近結束時，一家生物工程公司的資深經理在重新審視她最初列出的任務清單時感嘆不已：“天哪，這簡直是一堆根本無法完成的工作，毫無章法可言！”就大多數個人管理系統中所謂的計劃清單而言，這是我所聽到過的最生動形象的描述了。絕大多數人一直在調整那些性質原本模糊不清、內容殘缺不全的任務清單。但是，他們仍然沒有認識到，到底需要整理多少內容，管理哪些細節，才能獲得真正的回報。如果他們希望自己的組織整理工作富有成效，就應該收集一切有待考慮的問題，然后完成思考的過程。過程：管理你的行動你幾乎可以像訓練運動員那樣來訓練你自己，在知識工作中表現得快速、敏捷、積極主動和精力集中。你可以更加積極有效地思考問題，輕松自如地控制事態的發展。你可以將工作和生活中各個層面的事務都收集起來，完成更多的工作，同時消耗更少氣力。此外，你還可以針對收集到的全部“材料”進行前期決策，為你的工作和生活制定出一套標準的事務處理模式。然而，在你未達到這一境界之前，你首先需要培養一個習慣：在大腦中不留任何事情。正如我們已經看到的那樣，單純的時間管理、信息管理或者優先事務管理都無法實現這一目標。畢竟：? 你不可能通過管理時間，把5分鐘變成6分鐘。? 你無法管理大量的信息，過量的信息只會被遺忘和忽視—否則，當你走進圖書館，打開電話黃頁本，或者上網的時候，腦子非爆炸了不可。? 你無法管理事務的優先級，因為事務是否優先完全是你的主觀決定。因此，管理你的行動是管理好你全部“材料”的關鍵所在。管理行動的重要性你想利用自己的時間做什么事情？你要把獲取的信息運用到哪件事情上？你要把有限的精力花費在哪件事情上？這些是人們分配有限資源的時候必須作出的選擇。這些問題的本質是，在某個時間，你應該做什么。也就是，我們要如何管理行動。這似乎是顯而易見的。然而，你所要關心的項目、事務、未盡事宜的具體行動的數量之大常常會令你震驚，更別說那些沒有識別的和沒有決定方案的事務了。實際上大部分人都有很多自己沒有意識到的事務在等待自己完成。常常能聽到有人抱怨“我沒有時間去……”，這完全是可以理解的，因為許多任務似乎勢不可當地向你涌來。之所以有這種感覺，是因為沒人能執行任務！你所能做到的僅僅是執行這個任務中的某一個具體行動步驟。在多數情況下，那些具體的行動步驟可能僅僅需要一兩分鐘的時間就可以完成，而正是這些不起眼的行動在推動整個任務的完成。在培訓成千上萬名專業人士的實踐中，我發現，他們的突出問題并不是缺乏時間（盡管他們自己這樣認為）。問題的關鍵在于，他們無法斷定到底要干些什么，下一步需要采取哪些行動。就像在用雷達監視敵情，你應該在發現異常的第一時間作出反應，而不是等到問題嚴重了才手忙腳亂地處理。認識到這一點，會讓你在行動管理中收獲豐碩成果。采用自下而上的方法經過多年的觀察，我發現自下而上的工作方法對提高個人工作效率最具實用價值，即從當前活動和任務的最底層入手來處理事務。一般觀點認為，最恰當的做事方法應該是自上而下地進行處理：首先確定個人的人生目標或公司的長期目標，然后定義工作的主要目標，最后把焦點集中到實施計劃的細節問題上。然而實際情況是，大多數人總是陷于日常繁雜的事務中難以脫身，進而嚴重阻礙了他們去集中精力總攬大局，所以自下而上的方法反而更加行之有效。完全掌控各種事務（無論是工作籃中的還是腦海中的），并且采取一切有效方法保持這種清爽的狀態，將成為拓寬視野的最佳途徑。如此一來，你的創造力就獲得了解放，它將更加有力地支持你著眼于新的高度，使你更有信心進行開拓創新。這是一種自由、舒展和精神振奮的奇妙感覺，只有采用自下而上的方法處理事務的人才能體會到。當處理底層具體行動的做法，已經成為你日常事務處理模式一部分的時候，你也就為進行更高一級的思維活動做好了充分的準備。事實上，在你的日常工作以外，有更多有價值的事情在等待你思考。但如果你在底層具體行動上的控制管理能力不夠的話，就很可能無暇顧及了。這就好似穿著寬大的泳衣游泳—你不得不手提著泳褲防止它掉下去，根本無心抬頭看方向是否正確。我接觸過許多經理人，他們在白天處理著各種繁雜瑣碎的事務，到了晚上，頭腦里仍塞滿了對公司前景以及個人前途的考慮和展望。這是沒有妥善地管理工作流程的必然結果。對行動的橫向管理和縱向管理你需要從“橫向”和“縱向”兩個角度，來控制各種事務、項目和行動。“橫向”控制是把你所涉及的所有行動都管理起來，保證毫無遺漏地加以執行。這就好像是一部不停地進行全方位掃描的雷達，它的對象是一天里任何一件能夠吸引你注意力的事務：藥店、管家、瑪薩姑媽、戰略計劃、午餐、辦公室里枯萎的植物、一位抱怨不停的顧客、需要擦的皮鞋、買郵票、存一張支票、預訂旅館、取消一次員工會議、今晚去看一場電影等等。你也許會對自己在僅僅一天的時間里需要考慮和處理如此之多的事情感到驚訝不已，因此，你需要配備一個完善的系統來輔助你記錄這些事務，并在需要時及時地提供必要的提示，從而確保你能夠輕松、快速地將注意力從一件事情轉移到另一件上。相比之下，“縱向”控制則是指針對每個具體的主題或項目所進行的思考。比如，吃晚飯時，你和你的配偶談論起了下一次度假，這時，你內心深處的“監控雷達”開始鎖定這一信息—你們將去哪里，什么時候去，將做些什么，要做什么準備等；或者你的公司即將進行部門重組，你和老板需要商討一些決策；或者你僅僅需要挑選一個日期，在那天給一位顧客打一個電話。從廣義上講，這就是“項目規劃”，它的焦點聚集在某一事務、狀況或某一個人身上，勾勒出執行過程中一切（至少對目前來說）必要的想法、細節、重要環節和事情的先后次序。橫向控制和縱向控制的目標是一致的：解除你精神上的負擔，并把事情做好。恰到好處的行動管理能夠令你輕松自如地游歷于工作和生活的廣闊領域之中，同時，對項目的適度聚焦能讓你徹底了解和掌控項目所需的具體環節。最重要的技巧：把一切事務趕出大腦如果你把所有事務都存儲在大腦里，那么，你就無法真正地獲得我所承諾的那種輕松的控制感。你將發現，這套方法中所包含的那些行為和技巧是你早就已經掌握的。但與其他方法不同的是，必須將“材料”全部存入工作籃中，而不是遺留在大腦中。這套方法適用于一切事務—重大的或者微小的，私人的或者工作的，突發的或者常規的，絕無例外。我想你可能有過這樣的經歷：當你的工作（比如某個龐大的項目）或者生活達到某一個階段時，你需要坐下來平靜一下，拿起紙筆列出一張清單來幫助你進行分析和思考。如果你這樣做過的話，對于我所講的方法你就有了一個參考。然而，大多數人只有在生活、工作變得一團糟，令他們難以忍受、不得不采取措施時，才會開始草擬工作清單。通常情況下，這個清單也僅僅涉及使他們備受折磨的那些具體問題。但是，如果你能夠把這種做法轉化為你現在生活和工作中運行模式的一種常態，并使之貫穿于你生活中的各個領域（不僅僅在處理“緊急情況時”如此），那么，你才算開始進入了我們所描述的“黑帶”①水準的管理模式了。在實際的行動執行過程中，我盡量讓自己可以憑直覺去挑選要執行的行動，而不是重新思考那些行動的來龍去脈。因為我早已對事務進行了周密嚴謹的斟酌，而所得的結果都是單純的、可執行的行動。所以我不會再次浪費時間進行思考，否則，就是徒勞無益地耗費創造力，徒增挫折和壓力。任何要辦理的事務都需要你進行思考，這是無法逃避的，你的大腦會緊緊地抓住那些未經思考的事情不放。但是，大腦負載這些未盡事宜的能力是有限度的，一旦超越了這個限度，它的思考效率就會急劇下降。大腦中肩負短期記憶的那部分組織—往往負責存儲不完整、尚未決定和沒有組織安排好的“材料”—其功能類似于個人計算機中的隨機存儲器（RAM）。你的意識就好像是計算機的CPU，是一個負責處理的工具，而不是一個存儲場所。你每次只能考慮兩三件事情。但是那些未處理完的事務仍然存儲于短期記憶空間里。大腦保存“材料”的能力是有限的。要想讓大腦高效地工作，就像讓CPU高速處理任務一樣，必須保證RAM里排隊的任務盡量少。很多人終日里忙忙碌碌，大腦的存儲空間早已不堪重負。他們時常感到心神不寧、坐臥不定，正是因為在他們內心深處，超負荷的精神負擔無時無刻不在侵擾他們的注意力。現在讓我們暫停一下，審視一你自己。在剛剛過去的幾分鐘里，你是不是已經走神了，腦子里冒出一些與你現在閱讀的內容毫不相干的事情了？你的大腦很可能開了小差，跑到一些未處理完的事情上去了。它們從你大腦的RAM（隨機存儲器）里一躍而起，沖著你大吼大叫。而你又是怎樣做的呢？除非你把它記下來，放在一個可靠的工作籃中（“可靠”是因為你知道自己將很快就會再次回頭處理這個問題），否則，它只會跟你糾纏不休。那將導致最糟糕的結果：事情毫無進展，而壓力徒然激增。糟糕的是，你的大腦是個認真負責的器官，雖然你對某些事情感到無能為力、無可奈何，可你的大腦仍然會毫不懈怠地一個勁兒地提醒你。大腦中從來就不存在過去或者將來的概念，也就是說，一旦你告訴自己有些事情需要處理，并把這一信息傳遞到你的RAM中，那么大腦中的某一些區域就會立即認定：你應該自始至終努力完成那件事情。對于任何你應該去解決的問題，大腦都會自動認為你應該立刻投入辦理。一旦你把兩件事同時放入RAM那你就注定會失敗，因為你根本無法同時對付它們。就這樣，無孔不入的壓力一下子冒了出來，而這種壓力卻常常會讓你丈二和尚摸不著頭腦，更別說順利解決了。擺脫這種壓力束縛的辦法嗎？當然。下面的章節將告訴你具體的做法。

搞定(1):無壓工作的藝術 作者簡介

戴維·艾倫，戴維·艾倫有限公司的總裁。作為一名行政管理培訓專家和教育家，他擁有20多年豐富的管理經驗，被譽為在提高工作效率方面最具建樹和影響力的思想家之一，并且一直擔任甲骨文公司、世界銀行、L.L.Bean戶外用品專賣郵購公司和QVC購物頻道等企業的高級管理顧問。在本書中，戴維將和你分享在全美巡回講座以及頂級企業培訓（包括微軟公司、洛克希德公司和美國司法部等）中已得到驗證的成功策略。

商品評論(1條)
  • 主題：還能更狠點不？

    首先買了本書花了8天時間才到我手上，速度是中圖的老毛病了，沒啥好說的書是二手的，上一任擁有者還寫了名字“Kyle”和購買時間"2012、2"真想拍張照片給你們看看，啥都不說了，沒勁。

    2018/2/3 20:22:19
    讀者:del***(購買過本書)
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